Przedszkole nr 424
im. Królowej Marysieńki
w Warszawie

Informacje ogólne

Przedszkole nr 424 im. Królowej Marysieńki w Warszawie prowadzi rejestry, ewidencje oraz archiwa związane z funkcjonowaniem placówki, w szczególności dotyczące dzieci, pracowników, finansów oraz organizacji pracy.

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami prawa oświatowego oraz zasadami ochrony danych osobowych.

Dokumenty podlegają również przepisom dotyczącym archiwizacji. Każdy rodzaj dokumentacji posiada określony czas przechowywania, po którego upływie dokumenty mogą zostać zniszczone zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Rejestry i ewidencje

W przedszkolu prowadzone są w szczególności następujące rejestry i ewidencje:

• Rejestr dzieci z orzeczeniami i opiniami poradni psychologiczno-pedagogicznej – obejmuje dzieci wymagające specjalnych warunków edukacyjnych.
• Rejestr upoważnień do odbioru dzieci – wykaz osób uprawnionych do odbioru dziecka z przedszkola.
• Rejestr skarg i wniosków – dokumentuje zgłoszone skargi oraz sposób ich rozpatrzenia.
• Rejestr wypadków – zawiera informacje o zdarzeniach i wypadkach na terenie placówki.
• Rejestr wyjść i wycieczek – obejmuje spacery, wycieczki oraz osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo dzieci.
• Ewidencja dzieci zapisanych i uczęszczających do przedszkola – zawiera dane identyfikacyjne dzieci, informacje o rodzicach lub opiekunach prawnych oraz dane dotyczące frekwencji i przydziału do grup.
• Ewidencja osobowa pracowników – obejmuje akta osobowe pracowników, dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych oraz zatrudnienia.
• Ewidencja zwolnień lekarskich i nieobecności pracowników – dokumentacja urlopów i absencji pracowniczych.
• Ewidencja środków trwałych i wyposażenia – spis majątku przedszkola, w tym sprzętu, mebli oraz pomocy dydaktycznych.

Sposoby uzyskiwania danych z rejestrów, ewidencji i archiwów

Dostęp do danych zawartych w dokumentacji przedszkola odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ochrony danych osobowych.

Na wniosek osoby uprawnionej:

• rodzice lub opiekunowie prawni mogą uzyskać dostęp do danych dotyczących ich dziecka poprzez złożenie pisemnego wniosku do dyrektora przedszkola,
• pracownicy przedszkola mogą uzyskać dostęp do swoich danych osobowych poprzez złożenie pisemnego wniosku.

Na podstawie upoważnienia:

Uprawnione instytucje publiczne (np. sąd, policja, kuratorium oświaty lub ośrodek pomocy społecznej) mogą uzyskać dostęp do danych na podstawie odpowiedniego upoważnienia lub decyzji administracyjnej.

• pracownicy administracyjni mogą korzystać z dokumentacji w zakresie niezbędnym do prowadzenia ewidencji i rozliczeń,
• nauczyciele mają dostęp do dokumentacji dotyczącej swoich wychowanków w zakresie niezbędnym do realizacji zadań dydaktycznych i wychowawczych.

• dostęp realizowany jest poprzez systemy informatyczne wykorzystywane w placówce,
• dostęp do systemów zabezpieczony jest loginem i hasłem.

Zasady udostępniania danych

Udostępnianie danych odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

• Zasada legalności – dane mogą być udostępniane wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub zgody osoby, której dane dotyczą.
• Zasada minimalizacji danych – udostępniane informacje ograniczane są wyłącznie do zakresu niezbędnego do realizacji celu.
• Zasada poufności – osoby posiadające dostęp do danych zobowiązane są do zachowania poufności.
• Zasada bezpieczeństwa przechowywania
  • dokumenty papierowe przechowywane są w zamkniętych szafach,
  • dokumenty elektroniczne zabezpieczone są odpowiednimi systemami ochrony.
• Zasada archiwizacji i usuwania danych – dokumentacja przechowywana jest przez okres wynikający z przepisów archiwalnych. Po upływie tego okresu dokumenty są niszczone zgodnie z obowiązującymi procedurami.